No Livro Caixa, registram-se todos os recebimentos e pagamentos efetuados, de forma cronológica.
Exemplo:
Data Histórico Entradas Saídas Saldo
01.05.2012 Saldo Anterior 1.000,00
02.05.2012 Recebimento Fatura 15/2008 2.500,00 3.500,00
05.05.2012 Pagamento de Salários 1.750,00 1.750,00
PROFISSIONAL LIBERAL OU AUTÔNOMO
O Livro Caixa contém o registro de todos os recebimentos e pagamentos efetuados pelo Autônomo ou Profissional Liberal.
São despesas as quantias despendidas na aquisição de bens próprios para o consumo, tais como material de escritório, de conservação, de limpeza e de produtos de qualquer natureza usados e consumidos nos tratamentos, reparos, conservação, e integralmente dedutíveis no livro Caixa, quando realizadas no ano-calendário.
Para fins de apuração do Imposto de Renda, o contribuinte que perceber rendimentos do trabalho não-assalariado, inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, a que se refere o art. 236 da Constituição, e os leiloeiros, poderão deduzir, da receita decorrente do exercício da respectiva atividade:
1 - a remuneração paga a terceiros, desde que com vínculo empregatício, e os encargos trabalhistas e previdenciários;
2 - os emolumentos pagos a terceiros, assim considerados os valores referentes à retribuição pela execução, pelos serventuários públicos, de atos cartorários, judiciais e extrajudiciais;
3 - as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.
São despesas as quantias despendidas na aquisição de bens próprios para o consumo, tais como material de escritório, de conservação, de limpeza e de produtos de qualquer natureza usados e consumidos nos tratamentos, reparos, conservação, e integralmente dedutíveis no livro Caixa, quando realizadas no ano-calendário.
ORIGEM DA DESPESA
As despesas escrituradas no livro caixa podem ser oriundas de serviços prestados tanto a pessoas físicas como a pessoas jurídicas.
DESPESAS DO IMÓVEL UTILIZADO PARA ATIVIDADE PROFISSIONAL E RESIDENCIAL
Podem ser deduzidas despesas com aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, telefone celular, condomínio, quando o imóvel utilizado para a atividade profissional é também residência.
Admite-se como dedução a quinta parte destas despesas, quando não se possa comprovar quais as oriundas da atividade profissional exercida.
Não são dedutíveis os dispêndios com reparos, conservação e recuperação do imóvel quando este for de propriedade do contribuinte.
LIVROS, PUBLICAÇÕES TÉCNICAS E ROUPAS ESPECIAIS
Caso o profissional autônomo exerça funções e atribuições que o obriguem a comprar roupas especiais e publicações necessárias ao desempenho de suas funções e desde que os gastos estejam comprovados com documentação hábil e idônea e escriturados em livro Caixa, poderá deduzir as despesas com aquisição de livros, jornais, revistas, roupas especiais, etc.
CONGRESSOS E SEMINÁRIOS
As despesas efetuadas para comparecimento a encontros científicos, como congressos, seminários, etc., se necessárias ao desempenho da função desenvolvida pelo contribuinte, observada, ainda, a sua especialização profissional, podem ser deduzidas, tais como os valores relativos a taxas de inscrição e comparecimento, aquisição de impressos e livros, materiais de estudo e trabalho, hospedagem, transporte, desde que esses dispêndios sejam escriturados em livro Caixa, comprovados por documentação hábil e idônea e não sejam reembolsados ou ressarcidos.
O contribuinte deve guardar o certificado de comparecimento dado pelos organizadores desses encontros.
EXCESSO DE DESPESAS
As deduções não poderão exceder à receita mensal da respectiva atividade, sendo permitido o cômputo do excesso de deduções nos meses seguintes até dezembro.
O excesso de deduções, porventura existente no final do ano-calendário, não será transposto para o ano seguinte.
COMPROVAÇÃO DAS DESPESAS
O contribuinte deverá comprovar a veracidade das receitas e das despesas, mediante documentação idônea (notas fiscais, recibos, etc) escrituradas em Livro Caixa, que serão mantidos em seu poder, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência.
Bases: artigos 47, 48, 75 e 76 do RIR/99, PN Cosit nº 60, de 1978, Perguntas e Respostas SRF.
Fonte: Portal de Contabilidade
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